Geschäftsordnung von focus europa e.V.

Stand 16.3.2019

In Ausführung der Satzung des eingetragenen Vereins focus-europa e.V., beschlossen am 17. März 2018, gibt sich der Vorstand folgende Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung (im folgenden GO genannt) hat den Zweck, die in der Satzung offen gelassenen Einzelheiten der Zusammenarbeit von Mitgliedern, Beirat und Vorstand sowie die Aufnahme neuer Mitglieder zu regeln. Sollten einzelne Bestimmungen dieser GO so ausgelegt werden können, dass sie der Satzung widersprechen, so ist die Auslegung zu wählen, die mit der Satzung im Einklang stehen.

1.) Aufnahmekriterien für neue Mitglieder als Künstler

Neben den in § 4 genannten Kriterien und Aufgaben von Vorstand und Fachbeirat ist bei der Aufnahmevon neuen Mitgliedern als Künstler folgendes zu beachten:

• a) Für die Aufnahme eines neuen Künstlers als Mitglied soll die künstlerische Qualität, Professionalität und die Persönlichkeit in Bezug auf die Verwirklichung der in § 2 der Satzung genannten Vereinsziele ausschlaggebend sein.
• b) Der Vorstand teilt dem Kandidaten die Entscheidung schriftlich mit.
• c) Die Entscheidung über einen Beitritt soll zeitnah, jedoch nicht länger als nach 4 Wochen nach Beitrittserklärung erfolgen.

2.) Aufnahmekriterien für fördernde Mitglieder

• a) Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand gemäß § 4 Abs. 4 Satz 2 der Satzung mit Stimmenmehrheit. Aufnahmekriterien sind, dass die in § 2 der Satzung genannten Ziele des Vereins durch den Kandidaten nachdrücklich unterstützt und gefördert werden.
• b) Der Vorstand teilt dem Kandidaten die Entscheidung schriftlich mit
• c) Falls ein förderndes Mitglied später als Künstler im Verein mitwirken will, gilt das Verfahren nach § 1 dieser GO

3.) Mitgliederlisten

• a) Es ist eine Mitgliederliste mit allen personenbezogenen Daten zu führen und laufend zu aktualisieren.
• b) Beitrittserklärungen und Austrittserklärungen sind schriftlich zu dokumentieren und zu verwahren.

4.) Information an die Mitglieder

• a) Die Homepage www.focus-europa.org (z.Z. noch www.focuseuropa.de) ist die wichtigste Plattform für die Aussendarstellung des Vereins. Die Homepage des Vereins soll möglichst ein Mitglied des Vereins betreuen und pflegen. Der Vorstand vertritt den Verein in allen Belangen nach aussen. Daher sind die Inhalte mit dem Vorstand im Voraus abzustimmen.
• b) Newsletter auf der Webseite sollten für die Veranstaltungen werben und zur Mitgliedschaft anregen.
• c) Info-Schreiben an alle Mitglieder werden insbesondere für Vereinsangelegenheiten, wie Jahreshauptversammlung, Aufrufe für Projekte, Projektleitungen Mitarbeit etc. verwendet. Darüberhinaus dienen sie zu Information, Transparenz der Entscheidungen und der Kommunikation. Sie sind nach aktuellem Bedarf vom Vorstand zu erstellen und per email an die Mitglieder zu versenden.

5.) Projekte und Veranstaltungen

Gemäß der Satzung vom 17. März 2018 § 8Abs. 9 ist der Vorschlag und die Entscheidung über die Projekte des Vereins geregelt. Ergänzend zur Satzung ist folgendes zu beachten.

• a) Ein Projektvorschlag muss schriftlich beim Vorstand eingereicht werden. Er sollte beinhalten:
  
  1. Besetzung der Projektleitung (Der Vorschlagende ist automatisch Mitglied der Projektleitung)
  2. Bezeichnung/Thema des Projektes
  3. Zeitpunkt/ Zeitraum/ Veranstaltungsort des Projekts mit Programmvorschlag sind anzugeben
  4. Kurzbeschreibung des Projektes
  5. Mitwirkende: Kreis von Künstlern und anderen Teilnehmern
  6. Eine vorläufige Projektkalkulation anhand des Kalkulationsschemas
  7. Ablauf der Projekt - Vorbereitung und Durchführung
  8. Vorschläge einer Finanzierung, Bezuschussung (vor allem auch Drittmittel)
  
  
• b) Falls eingereichte Projektvorschläge formal den vorgenannten Punkten nicht entsprechen, gibt der Vorstand die Projekteinreichung an den Vorschlagenden zurück und ist bei den notwendigen Ergänzungen behilflich.
• c) Der Vorstand prüft und legt den Projektvorschlag der Vereinsjury vor.

6.) Vereinsjury

Gemäß § 8 Abs.7 Satz d der Satzung setzt sich die Vereinsjury zusammen aus der Juryleitung (dem Projektkoordinator des Vorstandes) den Beiräten, Projektleitern, und den Kuratoriumsmitgliedern.

• a) Der Projektkoordinator des Vorstandes leitet die Jurysitzung.
• b) Der Vorstand lädt zur Vereinsjury ein. Die Juryleitung führt nach der Beratung die Beschlussfassung jedes einzelnen Projektes herbei.
• c) Die Vereinsjury hat bei der Projektprüfung die Übereinstimmung mit den Vereinszielen und die Finanzierbarkeit zu beachten. Ggf. wird der Schatzmeister des Vereins hinzugezogen.
• e) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.
• d) Die Juryleitung informiert den Vorstand und die Mitglieder der Vereinsjury schriftlich per Protokoll über die Ergebnisse.
• f) Bei kleineren Einzelprojekten oder aufgrund von Eilbedürftigkeit wird die Beschlussfassung im Umlaufverfahren (Email oder per Post) herbeigeführt.

7.) Programmvorschläge, Programm

• a) Der Vorstand prüft und bewertet gemäß §8 Abs. 9 Satz das Programm, insbesondere auf die Finanzierbarkeit, die Fördermöglichkeiten und die organisatorische Durchführung. Er bedient sich hierbei der Beratung durch fachkundige Mitglieder, den Beirat, dem Kuratorium oder Externe.
• b) Kooperationen mit anderen Organisationen und deren Veranstaltungen kann der Vorstand allein beschließen. Die Vereinsjury ist bei der Jurysitzung hiervon zu unterrichten.
• c) Der Vorstand beschließt nach Programmerstellung das Jahresbudget.

8.) Fördermittel, Spenden, Sponsorengelder/ Projektbeteiligungen etc. wie z.B. Visa-Angelegenheiten

• a) Die notwendigen Beantragungen erfolgen in der Abwicklung durch den Projektleiter mit Unterstützung fachkundiger Mitglieder, des Vorstands, Beirats, Kuratoriums oder Externer.
• b) Die Gemeindeverwaltung Neudrossenfeld ist ggf. bei Antragstellungen und Abwicklung behilflich.

9.) Projektleitung

Gemäß § 8 Abs.9 Satz f bestellt der Vorstand die Projektleitung für die jeweiligen, von der Vereinsjury beschlossenen Projekte.

• a) Die Bestellung der Projektleitung erfolgt mit Stimmenmehrheit.
• b) Der Vorstand unterrichtet die jeweiligen Projektleitung über ihre jeweiligen Aufgaben und Pflichten und holt deren Einverständnis ein.
• c) Bei umfangreichen Projekten können auch mehrere Projektleiter als Projektleitung benannt werden, wobei die Zuständigkeiten für die künstlerischen, organisatorischen und finanziellen Belange untereinander abgestimmt werden müssen.
• d) Die Projektleitung ist nur solange verpflichtet, bis das Projekt abgeschlossen und abgerechnet ist.
• e) Die Projektleitung ist für die Realisierung des Projekts verantwortlich; insbesondere ist sie für alle am Projekt Beteiligten der Ansprechpartner. Sie koordiniert und organisiert das Projekt; mit Unterstützung des Vorstandes und anderer Mitglieder.
• f) Die Öffentlichkeitsarbeit für die jeweiligen Projekte ist mit dem Vorstand abzustimmen, da dieser den Verein nach aussen vertritt. Das gilt insbesondere für Einladungen und die dazugehörigen Einladungslisten, die der Vorstand mit der Projektleitung abstimmt.
• g) Die Projektleitung stimmt die Beteiligung externer Personen oder Institutionen am Projekt mit dem Vorstand ab und koordiniert diese.
• h) Die Projektleitung holt alle notwendigen Kostenvoranschläge ein. Die Prokura der Projektleitung ist auf ihr Budget beschränkt. Innerhalb des genehmigten Budgets hat die Projektleitung freie Hand.
• i) Der Budgetrahmen ist einzuhalten. Bei sich abzeichnender Überschreitung des Budgets ist der Vorstand, insbesondere der Schatzmeister, unverzüglich zu verständigen und es sind geeignete Maßnahmen zur Abwendung der Budgetüberschreitung vom Projektleiter einzuleiten.
• j) Annahme von Spenden sowie Spendenquittungen können nur vom Vorstand durchgeführt werden.
• k) Die Projektleitung prüft Rechnungen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und leitet diese zur Überweisung an den Vorstand weiter.
• l) Für Barauslagen erhält die Projektleitung einen Vorschuss, der bei Projektende durch Belege verrechnet wird
• m)Anträge von Fördergeldern erstellt die Projektleitung und sorgt für deren Nachweise. Ggf. mit Unterstützung fachkundiger Mitglieder, des Vorstands, Beirats, Kuratoriums oder Externer
• n) Nach Beendigung des Projektes legt die Projektleitung dem Vorstand eine Abrechnung aller Ausgaben mit Gegenüberstellung des Kostenvoranschlages.
• o) Die Abgabe und Abschluss der Abrechnung des Projektes erfolgt durch die Projektleitung bis spätestens 4 Wochen nach Beendigung des Projektes an den Vorstand; unter Vorlage aller Rechnungen und Belege im Original.

10.) Beirat

Gemäß § 8 ABS:6 der Satzung beruft der Vorstand die Beiräte mit Stimmenmehrheit.

• a) Diese sind jeweils alleine oder zu zweit für einen Bereich der Schönen und Bildenden Künste zuständig.
• b) Sie sind für den Verein für diesen Bereich verantwortlich. Sie repräsentieren den Fachbereich für den Verein nach außen. Sie betreuen und koordinieren den Fachbereich im Innenverhältnis.
• c) Sie werden in der Regel für drei Jahre berufen. Die Berufung endet jedoch mit der Wahl eines neuen Vorstands.
• d) Die Fachbereiche der jeweiligen Beiräte sind:
  
  a. Malerei
  b. Grafik
  c. Kalligraphie
  d. Graffiti
  e. Bildhauerei
  f. Fotografie
  g. Literatur
  h. Musik
  i. Theater
  j. Film/Neue Medien
  
  Sie können bei Bedarf ergänzt werden; eine Bündelung ist auch möglich.

11.) Kuratorium

Gemäß § 8 Abs. 8 bestimmt der Vorstand das Kuratorium.

a) Deren Mitglieder werden in der Regel für drei Jahre berufen. Die Berufung endet jedoch mit der Wahl eines neuen Vorstands.
b) Jedes Mitglied wird einzeln gewählt. Es ist ein einstimmiger Beschluss des Vorstands notwendig.
c) Die Berufung wird schriftlich mitgeteilt.

12.) Vergütung von Aufwendungen der Projektleiter und Vorstandsmitglieder

Die Mitarbeit von Projektleitern, Beiräten, Jurymitglieder und Vorstandsmitgliedern, wie die aller Mitglieder ist ehrenamtlich und nicht zu vergüten.

Jedoch sind tatsächlich entstandene Aufwendungen im Zusammenhang mit der Vereins-Geschäftsführung und der Projektabwicklung zu erstatten.

a) Die Kosten sind eindeutig zu belegen und mit Quittungen zur Abrechnung beim Vorstand einzureichen. Dieser gibt nach Prüfung die Anweisung frei.
b) Erstattet wird gegen Fahrtkostenabrechnung ein Kilometergeld in Höhe von 2/3 des steuerrechtlichen Ansatzes für Fahrkosten, z.Zt. 0,20 €. Für Transporte von Kunstwerken und Künstlern zu Ausstellungen werden mit eigenem PKW 0,30 € mit PKW + Anhänger oder LKW 0,40 € vergütet.
c) Büromaterialien, Telefonkosten, Porto usw. können nur erstattet werden, wenn dies glaubhaft nachweisbar ist.
d) Büro Vorhaltekosten werden nicht vergütet.
e) Die Abrechnung muss zeitnah erfolgen. Sie sollte nicht später als 4 Wochen nach Projektabschluss erfolgen.
f) Eine Vergütung für Leistungen von Mitgliedern kann erfolgen für:
Redaktionelle Bearbeitung von Katalogen, Prospekten usw., Layout-Arbeiten, Video oder Powerpoint Präsentationen, Übersetzungen, website-Betreuung, Auf- und Abbauarbeiten für Ausstellungen, Kunst-Transporte. Weitere Leistungen kann der Vorstand beschließen.

13.) Buchhaltung / Kassenführung

Der/die Schatzmeister/in führt die Buchhaltung und den gesamten Zahlungsverkehr des Vereins in dessen Namen und Auftrag durch. Die Bankvollmacht hierfür wurde erteilt.

a) Rechnungen sind vom Projektleiter/Verursacher sachlich zu prüfen und freizugeben.
b) Für jede Rechnung ist eine Kosten- Kategorie oder Kostenstelle anzugeben.
c) Zu jeder Vorstandssitzung ist, auf Verlangen eines Vorstandsmitgliedes der Kassenstand und die wesentlichen Zahlungsbewegungen vom Schatzmeister zu erläutern.
d) Falls Abweichungen von den Finanzierungskonzepten der einzelnen Projekte durch die Projektleiter gemeldet werden oder Abweichungen von dem Jahresbudget erwartet werden, ist ein Vorstandsbeschluss über geeignete Gegenmaßnahmen herbeizuführen.

14) Kassenprüfung

Vor der Jahreshauptversammlung ist rechtzeitig eine Kassenprüfung durch die gewählten Kassenprüfer durchzuführen. Prüfungszeitraum ist das Kalenderjahr. Der/die Schatzmeister/in gewährt hierfür Einsicht in die Belege des Prüfungszeitraums. Die Kassenprüfung findet an dem Ort statt, wo sich die zu prüfenden Vereinsunterlagen befinden

Der erste Kassenprüfer koordiniert den gemeinsamen Termin der Kassenprüfung mit Schatzmeister und zweiten Kassenprüfer.

15.) Geltungsbereich der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung gilt nicht nur für den Vorstand und seine Mitglieder, sondern auch sinngemäß für Projektleitung, Jurymitglieder, Beiräte, Kuratorium und Kassenprüfer.

16.) Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit Vorstandsbeschluss vom 16. März 2019 in Kraft.

17.) Änderungen der GO

Alle Änderungen und Ergänzungen der GO bedürfen der Schriftform und müssen vorher vom Vorstand beschlossen sein.

Neudrossenfeld
Der Vorstand von focus-europa e.V.
16. März 2019